皆様、こんにちは歯科助手の伊東です。

先日、院内ミーティングがありました。
その際、議題に上がったのが一部の患者様の当日キャンセル、ご連絡がない無断キャンセル、そして10分以上の遅刻が多発している件です。

当院と致しましても1人、1人の患者様に向き合い時間を確保しているつもりですが遅刻をされるとその分、治療が長引いたり長引いた分、次のご予約の患者様にご迷惑がかかり結果、それが連鎖し多大なる待ち時間が発生してしまう事もありました。
また平日より土日の方が予約が早い段階で埋まりつつありまして、土曜日に予約を取りたいとお話しがある患者様にもお待ちいただいて既存の患者様を当日、お待ちしておりますが無断キャンセルや当日キャンセルが相次ぎ、ある日は土曜日午前中の衛生士のアポイントが全て無くなった、なんていう日もございます。

早い段階でキャンセルがわかっていればご予約希望でした患者様をご案内できたと思うことが多々あります。

そんなキャンセルや遅刻が相次ぎ、他の患者様にもご迷惑がかかっている件についてスタッフで話し合いをした結果、キャンセルポリシーを作成したほうが皆様が安心して、当院にお越しいただけるのではと思いました。
今まではキャンセルポリシーを作らず、遅刻でもいらっしゃった方皆様にご対応させていただいておりましたがそれではお時間通りにお越しいただいている患者様やご予約をお待ちいただいている患者様には大変申し訳なく当院と致しましてもお約束を守られる患者様を大切にしたい所存でございます。

8月29日より以下のキャンセルポリシーを当院のルールとさせていただきます。
受付や、各診療室、カウンセリングルームやお手洗いにある掲示、お会計時にお渡しするお知らせ用紙をお読みいただければと思います。

１　原則予約を取ってからご来院ください
当院は完全予約制となります。質の高い治療やメインテナンスをスムーズに行って行くためには、そのための時間をしっかりと確保しておく必要があります。また、治療に対する準備も事前に万全に行う必要がありますので、必ずご予約をお取りになった上でご来院ください。ご予約は直接受付でお取りいただくか電話またはWEB予約にてお願い致します。

２　お約束の時間は必ずお守りください

ご予約されている時間前にはご来院を宜しくお願いします。お約束の時間を過ぎた場合（お仕事の都合上も含め）その日の治療時間が短くなる場合や10分以上の遅刻の場合は予定していた治療が行えなくなる場合もございます。その場合は、別日に予約を変更、もしくは待ち時間を了承していただいて空き時間にご案内となります。ご予約時間を過ぎる際は、お電話にて早めにご連絡頂けると幸いです。

 

３　ご予約の変更・キャンセルは早めにご連絡ください

当日キャンセルはご遠慮願います。特に土曜日や日曜日はご予約が取りづらい状況となっております。体調不良・お仕事等でご予約の変更・キャンセルをせざるを得ない場合もあるかと思いますので、その際は予約日の前日または前日が休診日でしたら診療日の診療時間内の18時までにご連絡ください。

 

４　無断キャンセル、当日キャンセル、遅刻はおやめください

無断キャンセルや当日のキャンセル、遅刻の場合、次回のご予約は直近1週間以内は承れませんのでご了承をお願い申し上げます。
遅刻の場合、予定していた治療が行えなくなる場合もございます。その場合は、別日に予約を変更、もしくは当日の予約が入っていないお時間でのご案内となり、待ち時間は明確にお答えできかねますので、ご了承下さい。
当日の体調不良によるキャンセルにつきましても、診療時間の朝9時にご連絡いただきますようお願い申し上げます。9時予約の場合は前日にご連絡を頂ければと思います。

無断キャンセルや当日キャンセル、遅刻に関しましてはできる限りしないよう
お願い申し上げます。

 

今後も、治療の質も維持しながら日々の診療に取り組んで参ります。
皆様のご理解とご協力の程お願い申し上げます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　THE DENTAL  スタッフ一同